收到发货人的发货预报后,向航空公司吨控部门领取并填写“订舱单”,提供相应信息：货物名称、体积(必要时提供单件尺寸)、重量、件数、目的地、要求出运时间、其他运输要求(温度、装卸要求、货物到目的地时限等)。货物人库以后,根据实际接收的发运货物，与之确认委托书中各项栏目订舱细节,向航空公司确认订舱。
航空运输包括集中托运和直接运输两种,航空货运单也包含了主运单和分运单。航空货运单是发货人收结汇的主要有效凭证,因此运单的填写必须详细、准确、严格符合单货一致、单单一致的要求。
代理人在收取货物之后,进行集中托运,需要把来自不同托运人的货物集中到一起,交给航空公司,代理人和航空公司需要签发一个航空运单作为凭证,这就是主运单。通常情况下,一份主运单对应多份分运单。一票集中托运货物的所有分运单都要装在结实的信封内附在主货运单后,并在货运单“Nature and Quantity"(性质和数量)栏内注明:“Consolidation as per attached manifest”,意为“集中托运货物的相关信息附在随带的舱单中”。
分运单是指在进行集中托运货物时,从各个托运人处收取货物时,集运商需要签发给各个实际托运人的一个航空运单凭证。因此在分运单中填写的托运人和收货人为货物真正的相关联系人。
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